Confrontée à la crise du Covid-19, la Fédération Française d’Athlétisme a dû se réorganiser pour faire face à une situation inédite, en maintenant la continuité de ses services auprès de son public, ses clubs, ses partenaires et ses structures déconcentrées. En adoptant de nouvelles méthodes qui ne pourront que l’aider à progresser dans les semaines, mois et années à venir.

Comme pour beaucoup d’autres entreprises et associations, l’annonce de la mise en place des mesures sanitaires d’exception à la mi-mars a chamboulé le fonctionnement habituel des services de la FFA. Une semaine après des championnats de France Elite en salle où la consigne avait été donnée de minimiser les contacts humains, la deuxième étape impliquait la fermeture du siège et, par conséquent, la mise en place généralisée du télétravail. « Cette disposition était jusqu’alors très peu implantée au sein de notre structure, reconnaît Souad Rochdi, sa directrice générale. Dans un premier temps, il a fallu identifier les besoins de chacun des collaborateurs pour que tous puissent travailler depuis chez eux. La prouesse de la Direction des systèmes informatiques a permis qu’en 48 heures, 90 % de la Fédération, aussi bien les salariés que les élus et la DTN, était en mesure de le faire. Il y a chez nous des gens qui sont là depuis plus de dix, vingt, voire trente ans, et qui n’avaient jamais imaginé amener leur poste de travail chez eux. »

En charge du parc informatique, Christophe Araujo a ainsi connu trois semaines « intenses mais passionnantes » pour s’assurer que chacun disposait des bons outils pour les réunions en visio-conférence, et surtout que chacun puisse avoir accès aux ressources disponibles sur les serveurs informatiques de la FFA, via un cloud ou un VPN. « Certains ne sont pas toujours à l’aise avec l’informatique. Je dois dire que je suis assez content de constater que tout fonctionne désormais dans le bon sens. Depuis novembre, nous avions déjà commencé à mettre en place un certain nombre de nouveautés qui se sont avérées utiles dans cette situation de crise. Le confinement a agi comme un révélateur de l’intérêt de certains de nos dispositifs et des besoins que nous allons devoir combler dans les semaines à venir. L’idée est d’acquérir encore plus de souplesse et de cohérence dans notre système. »

Des échéances à tenir

Si chacun ou presque a pu faire son métier loin de son bureau, les conséquences de la crise sanitaire n’ont pas épargné le milieu sportif. L’annulation ou le report massif des compétitions ont obligé l’ensemble des services à revoir leur fonctionnement. A partir du début du mois d’avril, chaque service ou pôle a adapté son emploi du temps à la charge de travail, passant en chômage partiel entre 20 et 80 %, selon les cas. « Notre département a particulièrement été sollicité afin de gérer les conséquences de l’état d’urgence sanitaire, explique Clément Gourdin, directeur du pôle  administration générale. C’était une situation inédite d’un point de vue juridique, sur l’activité de la FFA, que ce soit dans la gestion des ressources humaines, d’un point de vue contractuel avec nos prestataires et partenaires, suite notamment à l’annulation des compétitions, ou encore statutaire, par des réflexions sur le report des assemblées générales fédérales et des structures déconcentrées. »

Après une mise en place compliquée, Thierry Mas, chef comptable, a trouvé les ressources pour tenir l’échéance financière du 10 avril. « Ca n’a pas été facile, mais nous l’avons tenue malgré les difficultés. Les urgences sont traitées, les fournisseurs sont payés. C’était notre priorité, parce qu’eux aussi ont des gens à payer de leur côté. Tout n’est pas parfait, parce que faute de documents justificatifs sous les yeux, je ne peux pas tout mettre en paiement, mais la situation s’améliore. Depuis la mi-avril, je peux travailler quasi-normalement. Et il faut voir les bons côtés de la situation : moi qui suis de la vieille école, je me suis mis à niveau sur l’informatique. »

Tout à repenser

Sans compétitions ni entraînement groupés possibles, les services des organisations sportives, de la communication et du développement ont vu leurs journées changer du tout au tout. « La première urgence a été de garder un lien avec les dirigeants de clubs, de ligues et de comités, et aussi avec les pratiquants, détaille Solène Trioreau, cheffe de projet athlé santé forme au sein du département Développement et nouvelles pratiques. Pour ces derniers, le premier levier était les séances d’entraînement en vidéo mises en place sur les supports de la Fédération par mon collègue Doudou Sow, mais aussi en encourageant les clubs et les coaches à garder un lien avec leurs adhérents, à proposer, eux aussi, du contenu et des entraînements à distance. » Mère de deux enfants, elle a à son tour mis à contribution sa fille aînée dans une des vidéos produites en collaboration avec le service communication, et destinée à montrer au plus grand nombre des exercices possibles à la maison pour les moins de douze ans. « J’ai dérogé à mon principe de ne pas l’afficher sur les réseaux sociaux par solidarité envers ceux qui géraient ce projet, car il n’était pas facile de trouver des enfants disponibles. Et puis, le tournage a été un bon moment, elle avait bien compris qu’on faisait ça pour mon travail, et elle s’est appliquée à bien faire. Par la suite, une amie enseignante m’a dit que la vidéo lui serait très utile avec ses élèves... »

Outre les exercices et sessions d’entraînement pour petits et grands, le service communication s’est efforcé « d’accompagner et de divertir au mieux nos licenciés, quel que soit leur profil, en prenant le relais des clubs, comme l’explique Arnaud Choisy, chef de projet digital en charge notamment des réseaux sociaux. Pour animer notre communauté et leur permettre de garder le lien avec l’athlé, nous avons organisé des quiz, proposé aux internautes de partager leurs goûts culturels et leur état d’esprit, publié des albums photos pour valoriser notre sport... Nous avons remarqué un engagement plus fort qu’en temps normal sur certaines publications. Il faut souligner que les athlètes ont joué un vrai rôle pendant le confinement. Les têtes d’affiche ont vraiment été au rendez-vous, à l’image de Pascal Martinot-Lagarde et Renaud Lavillenie, en proposant du contenu qualitatif et original à la famille de l’athlétisme. De nombreux autres ont pris l’initiative de partager leurs séances d’entraînement et ont ainsi contribué à motiver les pratiquants. »

L’organisme de formation de l’athlétisme a, de la même façon, fait en sorte de maintenir le plus de sessions possibles pendant la période de confinement, qui a d’ailleurs été propice à la formation pour les salariés coincés à la maison et avec moins ou plus du tout d’activité professionnelle. Céline Leynier, chargée de mission au sein de l’Organisme de Formation de l’Athlétisme (OFA), synthétise : « On a essayé, comme les établissements scolaires, d’assurer la continuité pédagogique. L’activité a quand même sérieusement baissé, parce qu’il y a beaucoup de choses qu’on ne peut pas apprendre à distance, comme lancer le javelot, par exemple. En revanche, pour les formations de dirigeants, on peut quasi tout faire en visio, parce que c’est beaucoup d’échange de bonnes pratiques, d’apprentissages règlementaires. Une bonne partie de la formation des officiels est également possible à distance. Les collègues ont recensé les différents modules qui étaient envisageables, et quelques régions se sont lancées. L’Île-de-France, PACA et Bourgogne-Franche-Comté ont ainsi été des moteurs de l’opération. Un cadre technique tahitien s’y est également mis, ce qui a donné lieu à des situations savoureuses. « Comme les sessions étaient ouvertes à tous, quel que soit leur emplacement géographique, il a passé ses matinées à former des gens qui l’écoutaient après avoir pris leur dîner, à des milliers de kilomètres de là ! »

De bonnes pratiques à garder

Les élus de la Fédération, qui ont dans leur grande majorité découvert ce qu’était le télétravail, ont également oeuvré depuis leur domicile. Un bureau fédéral a lieu tous les jeudis depuis fin mars, dans un rôle de  cellule de veille sanitaire et relance de l’athlétisme. « Nous avons aussi multiplié les visios avec nos structures déconcentrées pour garder le lien essentiel qui nous unit avec les acteurs de terrain. Le comité de direction de la FFA, avec l’ensemble des directeurs et chefs de service, s’est également réuni chaque semaine pour coordonner l’action de tous, et trouver le bon équilibre en sécurisant le modèle économique de la FFA tout en favorisant la reprise de l’activité le plus rapidement possible », raisonne Souad Rochdi. Sitôt le déconfinement amorcé, l’ensemble des équipes s’est efforcée de trouver les solutions pour envisager une reprise de l’activité dans les clubs, et préparer la rentrée de septembre, afin d’accompagner au mieux les clubs à surmonter cette épreuve.

En pratique, le siège fédéral a rouvert partiellement ses portes le 18 mai (uniquement pour le personnel), après la mise en place de différentes mesures de sécurité sanitaire, et une grande majorité des effectifs continuera à travailler à distance le plus possible. Et en appliquant les méthodes et les valeurs qui ont rendu les huit semaines de confinement supportables et riche en expérience. « Le travail en transversalité en sort renforcé, et nous allons mettre en place de nouveaux automatismes pour encore plus d’efficacité. Nous voulons moderniser la FFA pour adopter plus d’agilité, et d’autonomie dans le fonctionnement de nos équipes », promet la directrice générale de la FFA.